IT-Dev Document Management Suite rozszerza portal Sharepoint o gotowy, konfigurowalny szablon witryny Centrum Dokumentów służący do współpracy i wymiany dokumentów w firmie, oraz komponenty ułatwiające zarządzanie dokumentami.
Szablon witryny obiegu dokumentów zawiera kilkadziesiąt typów zawartości dla popularnych dokumentów, jak umowa, pismo, czy wniosek urlopowy, wraz z dedykowanymi dla nich przepływami pracy i komponentami podnoszącymi wygodę i produktywność. Wszystko, co potrzebne, by zmienić witryny SharePoint z silosu na dokumenty w kompleksowe centrum wymiany informacji.
Struktura Centrum Dokumentów
Wbudowana biblioteka Spraw bieżących do pracy z bieżącymi dokumentami z możliwością zamykania teczek spraw do biblioteki Akt. Podział obszaru roboczego na dokumenty bieżące i akta oraz akcje przenoszenia dokumentów pomiędzy bibliotekami ułatwia organizację pracy i odnajdowanie potrzebnych informacji.
Gotowe do wykorzystania typy zawartości dla dokumentów i teczek
W bibliotece Spraw bieżących i Akt dostępne są gotowe do wykorzystania typy zawartości dla najczęściej wykorzystywanych dokumentów i folderów, takich, jak dokumenty robocze, umowy i protokoły, dokumenty firmowe - odpisy KRS, zaświadczenia o niezaleganiu itp. dzięki którym możesz szybko rozpocząć organizację dokumentów. Dostępne typy dokumentów można dostosować zmieniając dodając lub usuwając atrybuty, którymi są opisane lub wprowadzić dodatkowe typy zawartości dla nowych dokumentów.
Bezpieczeństwo i zarządzanie uprawnieniami
Pola "Właściciele", "Współtworzący" i "Do wiadomości" dostępne na teczkach dokumentów bieżących i akt automatycznie nadają odpowiedni poziom uprawnień osobom i grupom wpisanym do poszczególnych pól. W przypadku integracji portalu z usługą Active Directory Rights Management Services (AD RMS) osoby wpisane do pola "Do wiadomości" nie mają prawa drukowania ani kopiowania treści dokumentów. Przepływy pracy stworzone za pomocą Generic Workflow nadają uprawnienia do dokumentów wykonawcom poszczególnych zadań zgodnie z konfiguracją przepływu.
Generic Workflow
Przepływ pracy Generic Workflow pozwala za pomocą przeglądarki zamodelować przepływy pracy i skojarzyć je z wybranymi typami zawartości. Więcej informacji na temat możliwości Generic Workflow znajduje się na stronie produktu.
Nowy wymiar wyszukiwania
Trwałe odnośniki do dokumentów (ang. permalink) pozwalają zlokalizować dokumenty także wtedy, gdy zostaną przeniesione do innej lokalizacji w portalu.
Składnik WebPart "Zaawansowane wyniki wyszukiwania" pozwala wyświetlać wyniki wyszukiwania w widoku tabeli z możliwością sortowania i grupowania wyników według wybranych kolumn.
Typ zawartości "Link do wyników wyszukiwania" umożliwia zdefiniowanie kryteriów wyszukiwania dokumentu oraz wskazania sposobu sortowania wyników. W ten sposób można stworzyć odnośnik np. do najświeższego odpisu z KRS, ostatniego cennika, zaświadczenia o niezaleganiu i wielu innych dokumentów, które są przechowywane w portalu, ale na ogół wykorzystywana jest ich najbardziej aktualna wersja.
Typ pola "Elementy powiązane" pozwala podpiąć wybrane wyniki wyszukiwania do elementu listy lub dokumentu jako kolekcję trwałych lub zwykłych odnośników. Innowacyjność rozwiązania polega na wykorzystaniu usługi wyszukiwania do odnalezienia elementów powiązanych. Użytkownik wybiera zakres wyszukiwania, a następnie może wprowadzić słowa kluczowe lub kryteria zaawansowane na wybranych atrybutach, aby otrzymać wyniki nie tylko z bieżącej witryny, ale z całego portalu.