Ile pracy pochłania obsługa obiegu dokumentów w Twojej firmie?

Dokumenty są jednym z podstawowych nośników informacji w przedsiębiorstwach. Wymieniane z kontrahentami, urzędami oraz używane wewnątrz organizacji biorą udział w niemal wszystkich procesach biznesowych. Od efektywności zarządzania dokumentami zależą takie czynniki przewagi konkurencyjnej, jak sprawność procesów biznesowych, jakość współpracy z kontrahentami, czy relacje z pracownikami.

Dla ogromnej większości firm obieg dokumentów jest krytycznym czynnikiem skutecznego działania – twierdzi tak 8 na 10 zarządzających firmami. Mimo to jedynie 10% firm potrafi oszacować swoje koszty obsługi obiegu dokumentów. Koszty, które obejmują nie tylko wydatki na materiały biurowe, ale również koszty pracy związanej z prowadzeniem dokumentacji, a często także koszty opóźnień w realizacji procesów biznesowych spowodowane wąskimi gardłami w obsłudze dokumentów.

Czy Twoja firma posiada elektroniczny obieg dokumentów?

Obecnie, w dobie komputeryzacji i internetu praktycznie wszystkie firmy przechowują choć część dokumentacji w formie elektronicznej – dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, formularze, zanim zostaną wydrukowane, przechowywane są w postaci plików na komputerach pracowników. Jeśli komputer ma zainstalowany program pocztowy i dostęp do internetu, to otrzymujemy najbardziej podstawowy a zarazem powszechny w firmach elektroniczny obiegu dokumentów - przesyłanie poczty e-mail z załącznikami.

Niestety, w takiej postaci wykorzystanie elektronicznej formy dokumentów w firmie jest bardzo ograniczone, przede wszystkim pod kątem możliwości powtórnego wykorzystania dokumentów, wyszukiwania w dokumentach oraz ich udostępniania osobom innym niż odbiorca poczty, oraz praktycznie niemożliwe jest efektywne monitorowanie postępu procesów odbywających się z udziałem tych dokumentów.