Czy Sharepoint to rozwiązanie obiegu dokumentów?
W poprzednich postach opisałem funkcjonalność SharePoint'a w poszczególnych kategoriach z zaznaczeniem tych elementów, które są dostępne już w WSS oraz tych dostarczanych w MOSS. Podsumowując raz jeszcze funkcjonalność SharePoint'a, można ją zakwalifikować do jednej z sześciu kategorii: współpraca, portal, wyszukiwanie, zarządzanie treścią, procesy biznesowe, analizy i raporty, zaś całość jest oparta o wspólne usługi platformy, zapewniające zarządzanie, bezpieczeństwo, mechanizmy składowania danych, topologię czy model witryn.
Jak łatwo zauważyć, wśród wymienionych funkcjonalności nie było rozwiązań dla typowych aktywności obiegu dokumentów w firmie, jak zarejestrowanie korespondencji, nadanie numeru referencyjnego, założenie sprawy lub skierowanie do właściwej osoby do obsługi. SharePoint jest platformą, która posiada funkcjonalność potrzebną do zbudowania obiegu dokumentów w firmie, ale nie jest to jeszcze w pełni funkcjonalne, gotowe rozwiązanie.
Centrum Dokumentów w Office SharePoint Server 2007
Każdy kto tworzył witryny SharePoint używając szablonów, takich jak Centrum Raportów, Centrum Wyszukiwania czy Katalog witryn zauważył, jak łatwo za pomocą kilku kliknięć stworzyć funkcjonalną witrynę, w której można przechowywać raporty, odnajdować dokumenty lub osoby, czy obejrzeć strukturę portalu.
Jednym z takich szablonów witryn, dostępnych w MOSS, jest Centrum Dokumentów, więc naturalnym wydaje się, że aby zorganizować obieg dokumentów, trzeba użyć tego szablonu. Niestety, nie jest to zbyt funkcjonalny szablon, ponieważ na dobrą sprawę nie zawiera żadnych specjalnych komponentów wspierających zarządzanie dokumentami.
Do zarządzania dokumentami potrzebna jest bardziej funkcjonalna witryna, zawierająca propozycje rozwiązań typowych problemów obiegu dokumentów. Wymienię kilka podstawowych:
- Skanowanie wielostronicowych dokumentów bezpośrednio do biblioteki dokumentów z rozpoznawaniem tekstu (OCR)
- Atrybuty popularnych dokumentów występujących w firmach (umowy, faktury, pisma itp.)
- Rejestracja dokumentów i korespondencji
- Przydzielanie dokumentów do właściwych osób zgodnie z instrukcją kancelaryjną
- Przepływy pracy wspierające opisywanie dokumentów
- Kojarzenie dokumentów ze sobą (np. umowa + załączniki) oraz z kontrahentami i sprawami
- Przepływy pracy dla typowych obiegów dokumentów (faktura, delegacja, zaliczka, urlop itp.)
Nie mając typów zawartości, konfigurowalnych przepływów pracy i innych funkcjonalności rozwiązujących powyższe problemy, jesteśmy zdani na "wyklikanie" struktury i przepływów pracy naszego centrum dokumentów.
Bezpośrednio w portalu można "wyklikać" typy zawartości oraz listy, z kolei w programie SharePoint Designer można "wyklikać" przepływy pracy dla konkretnych list.
SharePoint pozwala eksportować do plików szablony witryn lub list, a następnie zaimportować je w docelowym portalu. Nie daje natomiast opcji eksportu typów zawartości, albo przepływów pracy SharePoint Designer'a, co utrudnia przeprowadzenie powtarzalnego, zautomatyzowanego i bezpiecznego wdrożenia funkcjonalnego Centrum Dokumentów w portalu SharePoint.
W następnym artykule napiszę o tym w jaki sposób SharePoint pozwala realizowac iteracyjną budowę szablonów witryn: typów zawartości, list, przepływów pracy itd., a następnie zaprezentuję elementy funkcjonalnego Centrum Dokumentów.