Według WorkFlow Management Coalition (WFMC) workflow (w zwyczajowym tłumaczeniu przepływ pracy) to "automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych". Pojęcie to jest używane przede wszystkim w kontekście oprogramowania wspierającego przepływ informacji, dokumentów czy zadań zgodnie z zadanymi scenariuszami.

Podobnie jak wyszukiwanie i raportowanie, jest to funkcjonalność mająca na celu zredukowanie czasu poświęcanego przez pracowników na bezproduktywne czynności. Zastosowanie przepływów pracy w obiegu dokumentów zdejmuje z ludzi obowiązek pamiętania komu, kiedy i w jakiej formie należy przekazać wyniki swojej pracy nad dokumentem, przez co skraca czas przekazywania informacji kolejnym osobom, redukuje ilość popełnianych błędów oraz zmniejsza pracochłonność rutynowych czynności, pozwalając skoncentrować się na merytorycznych aspektach pracy.

To właśnie przepływy pracy odróżniają systemy obiegu dokumentów od wielokomorowych worków na dokumenty, gdzie pomiędzy różnymi komorami w dalszym ciągu ludzie muszą przerzucać informację, pamiętając komu i w jakiej postaci ją dostarczyć.

Jakie wsparcie dla workflow oferuje SharePoint?

Jedną z technologii składowych Windows SharePoint Services 3.0 jest Workflow Foundation, zapewniająca standardową obsługę przepływów pracy w witrynach SharePoint. Technologia Workflow Foundation nie jest zestawem kilku czy kilkunastu przepływów pracy, ale silnikiem pozwalającym uruchamiać różne przepływy pracy utworzone w tej technologii.

Dzięki temu SharePoint nie ogranicza tylko do tego, co w pudełku, ale daje możliwość dodawania nowych przepływów pracy - za pomocą programu SharePoint Designer lub poprzez funkcje witryny.

SharePoint Designer pozwala "wyklikać" niestandardowy przepływ pracy operujący na elementach konkretnej biblioteki dokumentów lub listy. Tworząc workflow możemy zdecydować w jaki sposób będzie aktywowany: przy dodaniu nowego elementu, po każdej zmianie, czy manualnie przez użytkownika oraz jakie uprawnienia są potrzebne, aby przepływ pracy uruchomić. Następnie spośród dostępnych aktywności workflow możemy poskładać swój własny przepływ pracy. Istnieje możliwość dodawania do listy aktywności zgodnych z Workflow Foundation, które można znaleźć w internecie, lub zlecić do napisania. Przepływy pracy programu SharePoint Designer są zawsze sekwencyjne, czyli nie mogą mieć cykli. W sytuacji, gdy nie chcemy kontynuować przepływu pracy, musimy go anulować, ponieważ nie da się go skierować do wcześniejszego kroku.

Zaletą SharePoint Designera jest łatwość tworzenia niestandardowych przepływów pracy, natomiast wadą jest przede wszystkim to, że takie przepływy pracy są tworzone na konkretnej bibliotece dokumentów i nie dają się łatwo powielać - za każdym razem musimy je "wyklikać" od nowa. Także z czysto technicznego punktu widzenia workflow utworzony w SharePoint Designerze zużywa więcej zasobów podczas działania, dlatego lepiej nie stosować go w bibliotekach, w których przepływy pracy są uruchamiane masowo.

Drugim sposobem umieszczania przepływów pracy w witrynach SharePoint jest użycie funkcji (feature). Za pomocą Visual Studio można zaimplementować szablon przepływu pracy i umieścić go w funkcji, która po aktywacji w konkretnej witrynie umożliwi "podpięcie" przepływów pracy opartych na tym szablonie do dowolnej ilości bibliotek dokumentów, list lub typów zawartości. Możemy także tworzyć szablony witryn w których są prekonfigurowane przepływy pracy (np. witryna projektowa z wbudowanymi przepływami pracy dokumentów projektowych).

Szablony przepływów pracy tworzone w Visual Studio i umieszczane w witrynach SharePoint w postaci funkcji witryny mają konkretne przeznaczenie i wynikającą z tego logikę oraz opcje konfiguracji. Przykładowo workflow "Zbieranie podpisów" służy dokładnie do zbierania podpisów i niczego więcej i poza opcjami dostępnymi w konfiguracji nie możemy dodawać lub zmieniać jego aktywności, jak to ma miejsce w SharePoint Designerze.

Kosztem pewnych ograniczeń w modyfikacji funkcjonalności przepływu pracy (możemy go konfigurować tylko w takim stopniu, w jakim pozwala na to sam workflow) otrzymujemy łatwość jego wielokrotnego użycia, znacznie wyższą wydajność oraz możliwość podpięcia do konkretnych typów zawartości, nie tylko do biblioteki dokumentów.

Szczegółowe porównanie obu podejść można znaleźć na msdn.microsoft.com

Z pudełka WSS dostarcza jeden przepływ pracy, który można podpiąć do listy lub biblioteki dokumentów po aktywowaniu funkcji "Trójstanowy przepływ pracy". Zazwyczaj jest on używany w połączeniu z biblioteką Zagadnień (zgłoszone -> rozwiązane -> zamknięte), ale pozwala także zastosować ten schemat w innych scenariuszach, ponieważ nazwy stanów, treść opisu zadań przydzielanych przez workflow i inne parametry można konfigurować podczas podpinania przepływu pracy do listy lub typu zawartości.

MOSS oferuje dodatkowe cztery przepływy pracy wspierające typowe procesy związane z dokumentami: tłumaczenia, zatwierdzanie usuwania zawartości, zbieranie podpisów i rozsyłanie.

Przepływy pracy dostarczane "w pudełku" z MOSS do prawidłowego działania wymagają licencji CAL Enterprise lub programu Infopath 2007, który jest dostępny m.in. w Office Professional Plus. Przepływy pracy dostarczane "w pudełku" z MOSS mogą być uruchamiane bezpośrednio z programów klienckich pakietu Office w wersji co najmniej Professional Plus. Opisy konfiguracji i działania poszczególnych przepływów pracy można znaleźć na office.microsoft.com: SharePoint Server 2007 — Pomoc i instrukcje | Proces biznesowy i formularze.

W następnym poście przedstawię jak w Office SharePoint Server mogą wyglądać przepływy pracy dedykowane do realizacji typowych procesów biznesowch w firmach na przykładzie obiegu zapytania ofertowego.