Links

IT-Dev - Elektroniczny obieg dokumentów i wdrożenia SharePoint

Subskrybuj RSS

Elektroniczny obieg dokumentów na platformie SharePoint

Wyszukiwanie w SharePoint (1 z 3)

Mar-22009

Według badań „Work Habits of the New Millenium” przeprowadzonych przez firmę Esselte, 40% pracowników merytorycznych przyznaje się do gubienia dokumentów. Z kolei na poszukiwanie potrzebnych matriałów oraz informacji w biurze przeznaczamy średnio 150 godzin rocznie.

Nieco dalej idące wnioski płyną z niezależnego badania “The Hidden Costs of Information Work” przeprowadzonego przez firmę IDC. Statystyczny pracownik merytoryczny poświęca aż 9 godzin tygodniowo poszukując informacji niezbędnej do wykonania powierzonych mu zadań, przy czym w ramach tej jednej czwartej etatu spędzonej na poszukiwaniu informacji, około trzy i pół godziny tygodniowo są zupełnie stracone, ponieważ informacji nie udaje się odnaleźć. Daje to liczbę dwudziestu dwóch dni roboczych (osobomiesiąc) w roku na jednego pracownika.

Obszar poszukiwania informacji w biurze może być dla firm źródłem znacznych korzyści wynikających z usprawnienia procesów. Korzyści te nie ograniczaja się jedynie do zagospodarowania tego straconego osobomiesiąca, o którym mówią badania. Uwolnienie pracowników od żmudnych i mało twórczych czynności pozwala im się lepiej koncentrować na merytorycznych aspektach ich pracy, podnosi ich kreatywność oraz satysfakcję z wykonywanej pracy. Wg ankiety General Social Survey przeprowadzonej w 2006 roku przez Centrum Badania Opinii Publicznej na Uniwersytecie w Chicago, najbardziej satysfakcjonujące prace, to głównie profesje, szczególnie te związane z kreatywnymi wyzwaniami, w których pracownicy mogą stosować swoje umiejętności.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 pozwala przechowywać dokumenty w sposób ułatwiający ich późniejsze odnalezienie i wykorzystanie w procesach biznesowych, przez co redukuje czas żmudnego odszukiwania informacji, pozwalając pracownikom biurowym koncentrować się na właściwej pracy merytorycznej, w której informacje te są niezbędne.

W tym i następnych artykułach opiszę w jaki sposób usługa wyszukiwania MOSS ułatwia odnalezienie treści istotnych dla użytkowników portalu i pomaga zredukować ilość czasu zużywanego na poszukiwanie informacji w firmie. Przegląd funkcjonalności wyszukiwania podzieliłem na sześć części.

Zarządzanie treścią, czyli co to są typy zawartości oraz jak dodatkowe atrybuty dokumentów umożliwiają tworzenie widoków;
Kolumny zarządzane i zakresy wyszukiwania, czyli jak definiować kryteria z atrybutami dokumentów oraz jak tworzyć dedykowane centra wyszukiwania;
Profile użytkowników, czyli budowanie i przeszukiwanie bazy wiedzy o kompetencjach i zakresach obowiązków pracowników w firmie;
Skuteczność wyszukiwania, czyli słów kilka o wagach atrybutów, autorytatywnych (istotnych) stronach w portalu, sponsorowanych wynikach wyszukiwania oraz o monitorowaniu usługi wyszukiwania;
Źródła treści, czyli co można indeksować usługą wyszukiwania MOSS;
Federated search results, czyli wyświetlanie wyników wyszukiwania z zewnętrznych wyszukiwarek;

Zarządzanie treścią, czyli co to są typy zawartości oraz jak dodatkowe atrybuty dokumentów umożliwiają tworzenie widoków

Tradycyjne formy przechowywania plików w folderach na lokalnym dysku komputera, udziałach sieciowych, poczcie elektronicznej czy folderach Exchange, ograniczają możliwość opisania pliku jedynie do jego nazwy. Dodatkowo drzewiasta struktura folderów ogranicza klasyfikację treści do jednego atrybutu (np. foldery wg typu dokumentu, wg działu w firmie albo kontrahenta), co skutkuje częstokroć rozbudowanymi nazwami plików i problemami z klasyfikacją treści według różnych atrybutów. W środowisku, gdzie informacje o dokumencie muszą być w nazwie pliku lub jego treści, wyszukiwanie interesujących dokumentów oraz ich klasyfikacja są skazane na niską efektywność, ponieważ ze swej natury wymagają większej ilości atrybutów, na których można operować.

W witrynach programu SharePoint pliki przechowywane są w tzw. bibliotekach dokumentów, z których można korzystać bardzo podobnie do udziałów sieciowych, ale dodatkowo dokumenty w nich przechowywane, poza nazwą pliku, mogą być opisywane innymi atrybutami. W jednej bibliotece mogą znajdować się dokumenty różnych typów, np. faktura i protokół odbioru. W witrynach SharePoint można stworzyć dla każdego z tych dokumentów odrębne Typy zawartości z odpowiednimi atrybutami. Jeśli oba Typy zawartości podepniemy do jednej biblioteki dokumentów, będziemy mieć inny zestaw kolumn dla faktury oraz inny dla protokołu odbioru. W takiej sytuacji nie musimy tworzyć struktury folderów według kontrahenta lub typu dokumentu, ponieważ takie informacje możemy zapisywać w dodatkowych atrybutach, a następnie wykorzystywać je w kryteriach sortowania i filtrowania tworząc widoki biblioteki dokumentów. Jeśli zdecydujemy się na stworzenie folderów w bibliotece dokumentów, to i tak tworząc widok listy możemy zdecydować, czy ma on pokazywać elementy w folderach, czy chcemy spłaszczyć strukturę biblioteki i pokazać wszystkie elementy spełniające kryteria widoku na jednym poziomie.

Funkcjonalności związane z zarządzaniem treścią w witrynach SharePoint umożliwiają wykorzystanie dokumentów przechowywanych w portalu w zaawansowanych scenariuszach wyszukiwania informacji.

Kolumny zarządzane i zakresy wyszukiwania, czyli jak definiować kryteria z atrybutami dokumentów oraz jak tworzyć dedykowane centra wyszukiwania

Dostępne mechanizmy wyszukiwania typu Desktop search indeksują pliki, pozwalając na ich późniejsze przeszukiwanie pełnotekstowe, lub przy wykorzystaniu zamkniętego zestawu atrybutów, takich jak nazwa pliku, data utworzenia lub ostatniej modyfikacji czy autor. Daje to możliwość wyszukiwania dokumentów zawierających określone słowa, ale nie pozwala na odszukanie raportów dotyczących określonego okresu czasu (data utworzenia jest przeważnie późniejsza niż okres, którego raport dotyczy), albo umów z Kowalskim (a nie takich których autorem jest Kowalski). Nie mamy także wpływu na kolejność zwracanych wyników wyszukiwania, a więc na trafność kolejno zwracanych odpowiedzi.

Usługa wyszukiwania SharePoint, dzięki mechanizmowi kolumn zarządzanych, pozwala na indeksowanie a następnie przeszukiwanie dokumentów z dokładnością do poszczególnych kolumn. Daje to o wiele szersze możliwości wyszukiwania treści, niż samo wyszukiwanie pełnotekstowe. Jedną z takich możliwości jest tworzenie zakresów wyszukiwania.

Zakres wyszukiwania to grupa dokumentów spełniających zdefiniowane przez nas reguły dotyczące pochodzenia dokumentu lub wartości jego atrybutów. W połączeniu z typami zawartości, które możemy definiować w witrynach SharePoint, zakresy wyszukiwania stają się narzędziem elastycznego wybierania informacji ze zdefiniowanych przez nas zbiorów, a nie z całego portalu. Tworząc zakresy wyszukiwania "Wszystkie dokumenty", "Umowy", "Dokumenty kosztowe", "Dokumenty finansowo-księgowe" itd. możemy bardzo precyzyjnie określić w jakim zbiorze dokumentów chcemy odnaleźć interesującą nas informację, ale to nie jedyne usprawnienie, jakie dają nam kolumny zarządzane i zakresy wyszukiwania.

W popularnych wyszukiwarkach web, np. google czy live search, ale także w usłudze wyszukiwania SharePoint Services (WSS 3.0), każda pozycja wyników wyszukiwania wyświetlona jest z fragmentem tekstu, w którym zaznaczone są pasujące słowa kluczowe, ale nie mamy wpływu na to jakie informacje zostaną tam przedstawione i jak będą sformatowane.

W witrynie Centrum Wyszukiwania, przeznaczonej do wprowadzania kryteriów wyszukiwania i wyświetlania wyników, dla każdego z zakresów wyszukiwania możemy zdecydować jakie atrybuty i w jaki sposób będą wyświetlane na stronie rezultatów wyszukiwania. Dzięki temu wyniki wyszukiwania dokumentów różnią się od wyników wyszukiwania osób.

Strony Centrum Wyszukiwania są dostępne w postaci zakładek. Administrator witryny może tworzyć dodatkowe strony Centrum Wyszukiwania i umieszczać na nich składniki WebPart do wyszukiwania treści oraz konfigurować z jakich atrybutów dokumentów użytkownik będzie mógł zbudować kryteria.

Więcej informacji na temat usługi Search Service i wyszukiwania w Office SharePoint Server 2007 można znaleźć na stronach Office Online.