W rozwiązaniu problemu ustalania kolejności dużej liczby wyników wyszukiwania przychodzi z pomocą usługa wyszukiwania Office Search Service dostępna w MOSS 2007 i Search Server 2008. Zawiera ona mechanizm dokonujący kalkulacji rankingu zaindeksowanej treści, aby wyniki wyszukiwania były zwracane według ich istotności i zgodności z treścią zapytania.

Istotność

Na istotność informacji w dokumencie wpływają przeważnie takie czynniki, jak rodzaj (typ) dokumentu lub moment w cyklu życia. W portalu, w którym przechowujemy dokumenty w przygotowaniu, obowiązujące i archiwalne, statystyczny użytkownik z największym prawdopodobieństwem będzie poszukiwał np. umów obowiązujących, faktur w obiegu, czy aktualnych kontrahentów. Umowy w przygotowaniu lub archiwalne, faktury zaksięgowane i odrzucone, albo informacje o byłych dostawcach i klientach są rzadziej wykorzystywane, a więc mogą być wyświetlane na dalszych stronach wyników wyszukiwania. Oczywiście jeśli są użytkownicy, którzy właśnie takiej informacji potrzebują, można dla nich stworzyć dedykowane zakresy wyszukiwania, które wyświetlają wyłącznie dokumenty w przygotowaniu lub archiwalne.

Usługa wyszukiwania Office Search Service pozwala administratorowi wprowadzić zestaw odnośników do stron, z których wychodzące linki będą podnosić lub obniżać ranking stron docelowych. W bibliotece umów możemy stworzyć widok "Umowy obowiązujące" z odpowiednim filtrowaniem wyników, a następnie URL tego widoku wkleić do pola podnoszącego ranking w usłudze wyszukiwania. Wszystkie dokumenty z tego widoku będą miały podniesiony ranking. Analogicznie możemy utworzyć widok "Umowy archiwalne" i wkleić jego URL do pola obniżającego ranking w usłudze wyszukiwania, wtedy umowy obowiązujące będą mieć najwyższy ranking, umowy archiwalne najniższy, a dokumenty nie znajdujące się w żadnym z tych widoków nie zmienią swojego pierwotnego rankingu.

Zgodność

Miejsce pojawienia się wyszukiwanego słowa kluczowego ma duży wpływ na istotność wyniku wyszukiwania. Jeśli użytkownik wprowadza do wyszukiwarki nazwę kontrahenta, z największym prawdopodobieństwem chce zobaczyć dokumenty lub strony, które to słowo zawierają w tytule, a nie gdzieś w treści dokumentu. Podobnie rzecz się ma np. z numerami referencyjnymi.

Usługa wyszukiwania Office Search Service pozwala przypisywać atrybutom wagi i wykorzystywać je do budowania dynamicznego rankingu wyników wyszukiwania. Pojawienie się słowa kluczowego w atrybucie o wyższej wadze jest premiowane bardziej, niż analogiczne wystąpienie w atrybucie o niższej wadze lub w pełnym tekście dokumentu.

Domyślnie atrybuty Title, Author oraz FileName posiadają podniesioną wagę względem pozostałych, w tym atrybutów zdefiniowanych przez administratora. W przeciwieństwie do ustalania istotności dokumentów (linki do stron promujących lub deprecjonujących dokumenty), nie można z poziomu interfejsu użytkownika modyfikować wag atrybutów w usłudze wyszukiwania. Możliwym rozwiązaniem jest napisanie programu lub skryptu powershell, który wykona taką modyfikację używając modelu obiektowego SharePoint.

Sponsorowane wyniki wyszukiwania

W przypadku niektórych słów kluczowych sensownym jest zaproponowanie użytkownikowi konkretnych wyników wyszukiwania, niezależnie od tych zwracanych przez usługę Office SharePoint Search - analogicznie do sponsorowanych wyników wyszukiwania prezentowanych przez wyszukiwarki internetowe. Użytkownikowi, który wprowadził w jakimś kontekście słowo kluczowe "regulamin", np.  regulamin wynagrodzeń, regulamin pracy itp. możemy zaproponować na pierwszym miejscu stronę zawierającą odnośniki do wszystkich regulaminów obowiązujących w firmie. Taką stronę możemy także podpowiedzieć osobie wpisującej słowa "samochód służbowy", "delegacja", "urlop", ponieważ zachodzi wysokie prawdopodobieństwo, że chce zapoznać się z zasadami rezerwacji samochodu na delegację, czy zasadami udzielania urlopu. W takiej sytuacji sponsorowany wynik wyszukiwania zostanie wyświetlony nad listą wyników zwróconą przez usługę Office SharePoint Search.

W każdej witrynie portalu SharePoint w ustawieniach witryny można skonfigurować słowa kluczowe z synonimami oraz zestaw odpowiadających im linków wraz z opisem. Dodatkowo każde słowo kluczowe może zostać opatrzone datą od, do, przeglądu oraz informacją o osobie kontaktowej.