Wsparcie realizacji projektów i procesów w firmie

Projekty i procesy istnieją w każdej firmie. W zależności od branży i specyfiki firmy przeważać mogą procesy (np.: branża produkcyjna) bądź projekty (np.: consulting). Natomiast nadzwyczaj często odróżnienie projektów od procesów sprawia problemy - pewne przedsięwzięcia są całościowo postrzegane jako proces albo projekt, a tymczasem projekty i procesy często przenikają się wzajemnie.

Zarówno w ramach projektów realizowane są procesy, jak i w ramach złożonych procesów znajdują się elementy projektowe. Nader często powtarzalne elementy w projektach staramy się usystematyzować przygotowując rozbudowane szablony projektów czy też elementy projektowe staramy się zawrzeć w procesie zbyt złożonymi i nie zawsze trafnymi definicjami warunków i kroków. Prowadzi to do kłopotów z organizacją projektów, w których elementy procesowe usiłuje się wtłoczyć w szablon projektu i powierza do wykonania Project Managerowi.

Projekt czy proces?

Zanim przejdziemy do dyskusji na temat narzędzi wspierających zarządzanie projektami i realizację procesów biznesowych zacznijmy od przypomnienia definicji projektu i procesu.

Projekt – ograniczone w czasie działanie podejmowane w celu stworzenia unikalnego produktu, usługi bądź rezultatu (Project Management Institute, 2004)	Proces – ustrukturalizowany mierzalny zestaw aktywności zaplanowany w celu osiągnęcia konkretnego efektu dla określonego odbiorcy (Davenport, 1993)

Unikalność projektów nie oznacza, żę każde z zadań projektowych powinno być unikalne i niepowtarzalne. W każdym z projektów istnieją powtarzalne elementy, takie jak przygotowanie i podpisanie umowy, zorganizowanie przetargu czy uzyskanie pozwolenia na budowę. Dlatego coraz częściej o efektywności realizacji projektów i procesów decyduje nie tylko spójny zestaw metodyk, ale również narzędzi je wspierających.

Współpraca: różne zadania różne wyzwania

Organizując pracę, możemy wyróżnić trzy kategorie zadań, które realizują pracownicy:

• Zadania ad-hoc – „Oddzwonić do firmy X”, „Przesłać dokumenty do urzędu”, „Zawieźć w trakcie pracy, w nagłej sytuacji dziecko do lekarza”
• Zadania projektowe – „Przygotować analizę”, „Zatwierdzić projekt”,
• Zadania procesowe – „Przesłać ofertę dla kontrahenta”, „Zatwierdzić umowę”

Każda z powyższych kategorii zadań posiada własną specyfikę i wymaga indywidualnego podejścia do wsparcia ich realizacji. Wykonując zadania ad hoc najczęściej korzystamy z takich narzędzi i funkcji jak ustawienia przypomnień o realizacji zadań czy też zapisywanie związanych z nimi notatek. Wykonanie zadań ad-hoc raportujemy jedynie w sytuacji, w której w firmie wykorzystujemy system rejestracji czasu pracy czy też w sytuacji, w której od wykonania naszej pracy zależeć będzie praca innych. Najczęściej komunikacja w tym zakresie odbywa się mailowo czy ustnie.
Zadania projektowe przydzielane są członkom zespołu przez kierownika projektu. Najczęściej regularnie raportujemy stan ich wykonania, dostarczając przy tym taką samą informację odnośnie każdego z zadań - np.: pracochłonność, stan realizacji, zagrożenia i inne.
Najbardziej ustrukturalizowaną formę posiadają natomiast zadania procesowe. Dzięki ich powtarzalności jesteśmy w stanie przygotować narzędzia, które wspierać będą zarówno ich wykonanie, jak i przekazywanie informacji zwrotnej w oczekiwanej formie. Jeśli zadaniem procesowym jest np. zatwierdzenie umowy, niezależnie od tego w jakim procesie ono następuje, osoba zatwierdzająca przekazuje informację o tym czy jej decyzja byłą pozytywna bądź negatywna, jeśli zadaniem jest przygotowanie konkretnego dokumentu osoba, która go stworzyła podaje podać miejsce, gdzie przygotowany dokument się znajduje.  

Kontrola realizacji zadań i ich przydział

Informacja o realizacji zadań przekazywana w  formie tekstowej (mailem bądź słownie) i bez rozróżnienia charakteru zadania (taka sama forma informacji o każdym zadaniu projektowym) sprawia, że kontrola nad ich realizacją wymaga dużego zaangażowania osób odpowiedzialnych - np. kierownika projektu. Forma tekstowa opisu zadania i informacji zwrotnej o statusie zadania uniemożliwia automatyzację powtarzalnych czynności, wynikających z procedur, choć taka automatyzacja często byłaby bardzo przydatna i wydaje się wręcz oczywista. Na przykład: w projekcie budowlanym, w kolejnych etapach wyłaniamy dostawców określonych materiałów i usług. Jeśli najtańsza oferta przekroczyła zakładany budżet to kierownik przekazuje decyzję inwestorowi, przedstawiając swoją rekomendację. Z perspektywy projektu wybór wykonawcy to pojedyncza aktywność, ale patrząc do wewnątrz widzimy proces, który może mieć cykle, szczególnie jeśli coś pójdzie nie tak (uzyskanie pozwoleń i odbiorów to równie dobry przykład). Jeśli projekt jest odpowiednio duży, lub jest takich projektów bardzo dużo, to automatyzacja procesu wyboru wykonawców ma sens, bo przyspiesza decyzje i minimalizuje prawdopodobieństwo popełnienia kosztownego błędu.

Niestety, zadania projektowe są jednakowe pod względem struktury (mają taki sam zestaw atrybutów, w uproszczeniu są to: Tytuł, Opis, Data rozpoczęcia, zakończenia, Wykonawca), a więc w tej sytuacji przykładowe zadanie "Akceptacja przez klienta" różni się od zadania "Przygotowanie oferty" tylko tytułem i opisem. Jeśli chcemy zautomatyzować proces, to "Akceptacja przez klienta" powinna mieć atrybut "Decyzja klienta" z wartościami Zaakceptował/Odrzucił, aby na podstawie wartości tego atrybutu sterować procesem, podczas gdy zadanie "Przygotowanie oferty" takiego atrybutu nie potrzebuje. Dzięki automatyzacji zadań procesowych uzyskujemy możliwość ich automatycznego monitorowania, jak i przydzielania w zależności od rezultatu poprzednich zadań. Z drugiej strony potrzebujemy narzędzia, które nadal będzie w stanie przedstawić nam prognozowany termin realizacji czy też umożliwić wprowadzanie podzadań w ramach większych prac.

Dlatego też w drugiej części artykułu przedstawimy propozycję rozwiązania, które pozwala na zorganizowane wsparcie wszystkich rodzajów zadań - ad-hoc, projektowych i procesowych - przy jednoczesnej kontroli nad ich wykonaniem, automatyzacją przepływu informacji i prognozowaniem terminów wykonania.