Obieg faktur

slider-bird-big

Wprowadzenie elektronicznej rejestracji i obiegu faktur usprawni obieg dokumentów Twojej organizacji. Procesy biznesowe w Twojej firmie zaczną przebiegać sprawniej i w sposób uporządkowany. Dlaczego powinieneś nam zaufać? Mamy za sobą 10 lat realizowanych projektów, setki godzin pracy i wiele wypitych kubków kawy, a obiegi faktur wdrażamy i realizujemy równie często, jak nasze portale intranetowe.

Informacje dla redaktora i użytkownika

Dla kogo?

Obieg faktur dedykujemy organizacjom, które:

  • chcą wyeliminować dotychczasowy, papierowy obieg dokumentów,
  • chcą zminimalizować koszty wydruku dokumentów,
  • chcą rozwiązać problem zagubionych lub zduplikowanych dokumentów.

Obszary wsparcia

Wdrażany przez nas obieg faktur daje możliwości pełnego obiegu dokumentu w organizacji. W systemie dodatkowo wprowadzisz i rozliczysz zaliczki firmowe. Dział administracji z ulgą przyjmie informację o możliwości rozliczania bilingów, a najczęściej korzystający z delegacji dział sprzedaży Twojej organizacji wprowadzi i rozliczy delegacje w jednym miejscu.

obieg-faktur

Możliwości systemu

W prosty i intuicyjny sposób zarejestrujesz, opiszesz, zatwierdzisz i zaakceptujesz faktury, które funkcjonują w Twojej firmie.

  • Wprowadzenie elektronicznej rejestracji i obiegu różnego rodzaju faktur (screen)
  • Automatyzacja procesu wprowadzania danych faktur do systemu SharePoint
    • Automatyczne rozpoznawanie tekstu OCR wraz z obsługą kodów kreskowych
    • Automatyczne weryfikowanie danych faktur
  • Automatyzacja procesu generowania danych wsadowych dla systemu księgowego Twojej firmy
  • Standaryzacja procesów obiegu faktur
  • Rejestracja dokumentów – rejestracja dokumentów, które przychodzą do sekretariatu w Twojej organizacji w wersji papierowej i elektronicznej
  • Weryfikacja formalna – System weryfikuje niepowtarzalność Twojej faktury, eliminując duplikowanie dokumentów
  • Opis merytoryczny – opis i jednoczesna dekretacja dokumentów
  • Zatwierdzanie opisu – weryfikacja opisu i dekretacji
  • Akceptacja finansowa – weryfikacja kosztów i zgodności z założonym budżetem
  • Księgowanie – dokumenty w Twojej organizacji mogą być księgowane ręcznie lub automatycznie

faktura-odwrocona

Architektura Twojego rozwiązania

Wspólnie z Tobą zaprojektujemy architekturę rozwiązania, które przewiduje wykorzystanie dedykowanego obszaru na potrzeby samego systemu obsługi faktur – Witryny obiegu. Witryna stanowi centralne miejsce przyjęcia dokumentów faktur. Procesowane faktury przechowywane i obsługiwane będą w pełni w obrębie dedykowanych rejestrów. Na Twoje potrzeby stworzymy scenariusz wykorzystania indywidualnych repozytoriów faktur dla każdego z typów faktur. System jednocześnie zapewnia obsługę wielu typów faktur (faktury kosztowe, faktury inwestycyjne, faktury magazynowe), pozwalając na zdefiniowania dla każdego z nich odrębnej ścieżki przepływu.

Bez korzyści ani rusz

 

Nasze wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań opartych o SharePoint potwierdza, że inwestycja w system obiegu faktur może w całości zwrócić się już w pierwszym roku. Jedną z kluczowych korzyści dla Twojej firmy jest zwiększenie kontroli nad dokumentami finansowymi, które dodatkowo będą zabezpieczone przed wyciekiem informacji. Twoja organizacja lepiej zagospodaruje powierzchnię biurową, do tej pory zajmowaną przez dokumenty, zredukuje koszty papieru i materiałów biurowych. Wdrożenie systemu do obiegu faktur dodatkowo zoptymalizuje czas wyszukiwania i dotarcia do dokumentów. W elektronicznym systemie obiegu faktur nic nie zginie, a dodatkowo twoje zadania zostaną zintegrowane z Outlookiem. Komfort i prostota używania sprawią, że praca z dokumentami finansowymi stanie się przyjemna.