Ile pracy pochłania obsługa obiegu dokumentów w Twojej firmie?

Dokumenty są jednym z podstawowych nośników informacji w przedsiębiorstwach. Wymieniane z kontrahentami, urzędami oraz używane wewnątrz organizacji biorą udział w niemal wszystkich procesach biznesowych. Od efektywności zarządzania dokumentami zależą takie czynniki przewagi konkurencyjnej, jak sprawność procesów biznesowych, jakość współpracy z kontrahentami, czy relacje z pracownikami.

Dla ogromnej większości firm obieg dokumentów jest krytycznym czynnikiem skutecznego działania – twierdzi tak 8 na 10 zarządzających firmami. Mimo to jedynie 10% firm potrafi oszacować swoje koszty obsługi obiegu dokumentów. Koszty, które obejmują nie tylko wydatki na materiały biurowe, ale również koszty pracy związanej z prowadzeniem dokumentacji, a często także koszty opóźnień w realizacji procesów biznesowych spowodowane wąskimi gardłami w obsłudze dokumentów.

Czy Twoja firma posiada elektroniczny obieg dokumentów?

Obecnie, w dobie komputeryzacji i internetu praktycznie wszystkie firmy przechowują choć część dokumentacji w formie elektronicznej – dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, formularze, zanim zostaną wydrukowane, przechowywane są w postaci plików na komputerach pracowników. Jeśli komputer ma zainstalowany program pocztowy i dostęp do internetu, to otrzymujemy najbardziej podstawowy a zarazem powszechny w firmach elektroniczny obiegu dokumentów - przesyłanie poczty e-mail z załącznikami.

Niestety, w takiej postaci wykorzystanie elektronicznej formy dokumentów w firmie jest bardzo ograniczone, przede wszystkim pod kątem możliwości powtórnego wykorzystania dokumentów, wyszukiwania w dokumentach oraz ich udostępniania osobom innym niż odbiorca poczty, oraz praktycznie niemożliwe jest efektywne monitorowanie postępu procesów odbywających się z udziałem tych dokumentów.

Jakie korzyści może dać Twojej firmie elektroniczny obieg dokumentów?

Uważamy, że wdrożenie w Twojej firmie rozwiązania opartego o Sharepoint 2007 może w całości zwrócić się już w pierwszym roku inwestycji. Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów Twoja firma:

• zagospodaruje czas tracony obecnie na poszukiwanie i uzyskiwanie dostępu do informacji;
• skróci czas trwania spraw, dzięki monitorowaniu przepływu dokumentów i zadań;
• lepiej zagospodaruje powierzchnię biurową zajmowaną przez dokumenty, zredukuje koszty papieru i materiałów biurowych;
• zapewni sobie zdalny dostęp do dokumentów pomiędzy biurami;

Jak Sharepoint 2007 może pomóc w pracy Twojej firmy?

Wzrost produktywności zespołu dzięki łatwym w użyciu narzędziom pracy grupowej. Obszar roboczy dokumentu umożliwia zgromadzenie dokumentów źródłowych i innych informacji potrzebnych do stworzenia dokumentu oraz ułatwia współtworzenie dokumentu przez kilka osób. Kalendarze i zadania programu Sharepoint synchronizują się z programem Outlook, dzięki czemu łatwiej zarządzać czasem, planować spotkania i wydarzenia w firmie oraz przydzielać zadania i kontrolować stan ich wykonania, zaś synchronizacja kontaktów zapewni aktualność bazy adresowej i łatwy dostęp do współdzielonych kontaktów biznesowych. Użytkownicy urządzeń mobilnych mają do dyspozycji widoki mobilne programu Sharepoint, zapewniające przejrzystość informacji na małym wyświetlaczu.

Łatwiejsze współtworzenie i przechowywanie dokumentów. Współtworzenie dokumentów jest łatwiejsze dzięki funkcjonalności wersjonowania i zatwierdzania treści – możesz oglądać poprzednie wersje pliku i w razie potrzeby przywrócić którąś z nich. Poprzez wyewidencjonowanie dokumentu zapewnisz sobie wyłączny dostęp do edycji dokumentu, podczas gdy inni współpracownicy mogą go jedynie czytać. Jeśli potrzebujesz pracować z dokumentami poza pracą, możesz zabrać ich kopie w trybie offline poza biuro, a następnie zsynchronizować zmiany z bibliotekami dokumentów Sharepoint.

W programie Sharepoint dokumenty, poza standardowymi właściwościami, jak nazwa pliku, autor i data utworzenia, czy modyfikacji pliku, mogą posiadać dowolne zdefiniowane przez użytkownika atrybuty, jak np.: departament, kontrahent, status. To Ty decydujesz jakie atrybuty będą mieć dokumenty w każdej z tworzonych przez Ciebie bibliotek dokumentów, możesz także filtrować i sortować dokumenty w bibliotece na podstawie atrybutów w niej zdefiniowanych.

Prosty, spójny i znajomy interfejs użytkownika. Dokumenty programu Sharepoint dostępne są poprzez przeglądarkę www, foldery programu Outlook oraz klasyczne udostępnione foldery sieciowe. Jeśli Twoi użytkownicy są przyzwyczajeni do folderów sieciowych, mogą używać tego widoku, zanim w pełni wykorzystają możliwości pracy przez interfejs przeglądarki www.

Jeśli potrzebujesz szybko zmienić wiele atrybutów dokumentów w bibliotece programu Sharepoint, albo skopiować atrybuty dokumentów do arkusza Excela, najlepszym rozwiązaniem będzie użycie polecenia kopiuj-wklej w widoku arkusza danych Office.

Wszystkie operacje otwierania i zapisywania dokumentów przez programy pakietu Office odbywają się bezpośrednio w witrynach Sharepoint – nie ma potrzeby pobierania dokumentów do folderu na dysku komputera, przez co operacje na dokumentach są intuicyjne i szybkie.

Skrócenie czasu bezczynności dzięki powiadomieniom o postępie spraw. Alerty w bibliotece dokumentów Sharepoint powiadomią Cię o wybranych zdarzeniach – utworzeniu nowego dokumentu, modyfikacji lub usunięciu istniejacego. Decydujesz, czy alert ma być przesłany natychmiast, czy w postaci zestawienia dziennego lub tygodniowego.

Workflow programu Sharepoint, jak "cichy pracownik", powiadomi lub przydzieli automatycznie zadania pracownikom w poszczególnych etapach obiegu dokumentu oraz zautomatyzuje niektóre czynności, jak np. przesłanie dokumentu do archiwum, czy uzupełnienie atrybutów dokumentu. Możesz tworzyć własne przepływy w programie Sharepoint Designer 2007.

Współdzielenie dokumentów bez ujawniania informacji poufnych. Model bezpieczeństwa programu Sharepoint umożliwia ustalanie uprawnień do witryn, list i bibliotek dokumentów oraz do pojedynczych dokumentów i elementów list. Masz pełną kontrolę nad tym kto może przeglądać i czytać dokumenty, kto może je tworzyć, edytować czy zatwierdzać treść. Uprawnienia mogą być modyfikowane przez uprawnione osoby lub automatycznie przez Workflow.

Dzięki funkcjonalności stref dostępu w witrynach Sharepoint możliwe jest ustanowienie różnych uprawnień do witryn i dokumentów w zależności od tego, czy połączenie nastąpiło z sieci wewnętrznej firmy, czy z internetu. Bezpieczny protokół SSL a także inne metody logowania niż Active Directory, np. poprzez formularz www dają możliwość tworzenia witryn do współpracy z Twoimi kontrahentami w internecie poprzez SSL, bez udostępniania im kont w domenie i bez ryzyka przechwycenia danych czy haseł.