Automatyzacja codziennej pracy z wykorzystaniem MS Flow

Każdy z nas korzysta z mediów społecznościowych, w których dostajemy mnóstwo powiadomień i interakcji. A jak to w ogóle funkcjonuje, jak to się dzieje, że otrzymujemy „like”, powiadomienie, wiadomość, jak współpracuje np. Instagram z FB? Ktoś musiał napisać kod, ktoś inny musiał daną aplikację lub system zautomatyzować, ktoś musiał zaplanować scenariusze i przepływy, to znaczy co i kiedy się zadzieje. Podobnie działa MS Flow, dzięki któremu możemy tworzyć zautomatyzowane przepływy pomiędzy aplikacjami i usługami. Ale to nie ktoś za nas tworzy automatyczny przepływ, ale robimy to sami, według własnych potrzeb. W efekcie otrzymujemy powiadomienia, synchronizujemy pliki lub zbieramy dane.

Kolekcja szablonów

W usłudze Office365 MS Flow znajdziemy między innymi obok aplikacji, które już omawialiśmy na naszym blogu. Bardzo przyjazna strona główna aplikacji na początek zaoferuje nam kolekcję szablonów. To gotowe i popularne przepływy z zakresu sprzedaży, HR, marketingu i wielu innych obszarów, z których skorzystało już wiele osób.

Kolekcje szablonów

Gotowe scenariusze

Skoro przytoczyliśmy na początku przykład mediów społecznościowych, to zatrzymajmy się przy tym wątku na moment. Załóżmy, że nasza firma ma konta w serwisach społecznościowych, na przykład na Twitterze. Każda wzmianka lub interakcja z naszą firmą jest dla nas istotna, a dane o tym, kto i co do nas napisał, polubił, wspomniał, chcemy przekazywać do działu sprzedaży lub gromadzić w arkuszu xls. Nic bardziej prostszego. Mamy do wyboru kilka gotowych szablonów, dostosowanych do naszych scenariuszy i potrzeb.
 Gotowy scenariusz Twitter

Popularne szablony

Kiedy wrócimy do strony głównej MS Flow znajdziemy na niej również popularne łączniki, a wśród nich ponad dwieście usług i gotowych łączników oraz wiele gotowych szablonów, podzielonych na typy, rodzaje, wraz z informacją o autorze i popularnością.

Gotowe szablony

 

Tworzenie scenariusza

A co jeśli żaden z szablonów nie odpowiada naszym potrzebom, mamy w firmie pewne procesy zautomatyzowane, ale chcielibyśmy mieć własną pracę bardziej uporządkowaną i są nam do tego potrzebne wieloetapowe przepływy? Nic bardziej prostszego. Sami możemy napisać własny scenariusz i przekształcić często wykonywane zadania w wieloetapowe przepływy pracy.
 Wieloetapowy własny przepływ

Uruchomienie akcji

 Łaczenie usług
To co następuje po sobie wewnątrz przepływów nazywamy uruchomieniem akcji. Będzie ona uruchomiona tylko w przypadku spełnienia określonego warunku. To trochę jak zadania w logice, coś zadzieje wtedy, jeśli coś innego będzie miało miejsce lub spełni określony warunek, a efektem będzie określony proces. Tylko od nas, naszych potrzeb, naszej inwencji i kreatywności zależy jaki to będzie przepływ i co będzie jego efektem.

Przykładowy scenariusz dla działu HR

Na potrzeby tego artykułu stworzyliśmy scenariusz dla działu HR. Założyliśmy, że kandydaci, którzy aplikują do firmy, odpowiadają na ogłoszenie rekrutacyjne wysyłając maila, otrzymają ankietę kompetencyjną. Kandydat wysyłając maila w odpowiedzi na ogłoszenie, otrzyma ankietę z prośbą o określenie swoich kompetencji. Na filmie poniżej pokazujemy poszczególne kroki do stworzenia własnego przepływu ręcznie.  A co dalej? Co się stanie z odpowiedziami kandydata? Tutaj skorzystaliśmy z gotowego scenariusza. Kiedy kandydat uzupełni ankietę, informacja pojawi się w usłudze Microsoft Teams, na stronie działowej HR i cały zespół zostanie powiadomiony o tym, że są już dane do analizy. Na temat Teams przygotujemy osobny wpis.

ankieta

 

Podsumowując nasz wpis, MS Flow to idealne narzędzie dla osób, które mają wiele różnych, powtarzających się zadań. Dla ekosystemu aplikacji chmurowych MS Flow jest tym samym co reguły i makra w xls. Z pewnością jest to sposób na skracanie ścieżek miedzy systemami. Zobaczcie na naszym filmie, jak funkcjonuje MS Flow.

Tworzenie ankiet z wykorzystaniem MS Forms
Każdy z nas korzysta z mediów społecznościowych, w których dostajemy mnóstwo powiadomień i interakcji. A […]